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Studium & Beruf Für Personalakten gibt es keine feste Regeln
Mehr Studium & Beruf Für Personalakten gibt es keine feste Regeln
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17:13 24.02.2020
Ob im Aktenschrank oder auf der Festplatte: Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften dazu, wie Arbeitgeber eine Personalakte aufzubewahren haben. Quelle: Franziska Gabbert/dpa-tmn
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Freiburg

Bei einer Personalakte muss es sich nicht um eine Akte im wörtlichen Sinne handeln. Außer im Beamtenrecht gebe es keine gesetzliche Definition dieses Begriffs, wie das "Personalmagazin" (Ausgabe 03/2020) erklärt.

Unternehmen können es deshalb ganz unterschiedlich handhaben, wie sie ihre Personalakten führen. Darunter fällt zum Beispiel auch die Entscheidung, ob Unterlagen analog oder digital aufbewahrt werden.

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Aufbewahrungspflichten bestehen den Informationen zufolge ohnehin nur für bestimmte Dokumente wie Lohn- und Reisekostenabrechnungen oder Meldungen der Krankenkasse.

Für Personalakten gilt aber generell: Sie müssen richtig, verhältnismäßig, vertraulich und transparent sein. Das heißt: Die Unterlagen sollten ein möglichst objektives Bild eines Mitarbeitenden zeichnen. Die Persönlichkeitsrechte müssen dabei berücksichtigt werden. Wer Zugriff auf die Akte hat, muss genau geregelt sein: Allgemein zugänglich sein darf sie nicht. Beschäftigte haben darüber hinaus das Recht, Einblick in ihre Akte zu bekommen.

dpa