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Stadtpolitik So will das Rathaus in Dresden die Papierakte abschaffen
Dresden Stadtpolitik So will das Rathaus in Dresden die Papierakte abschaffen
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20:14 17.10.2019
„Wir müssen uns auf den Weg machen“: Peter Lames. Quelle: Dietrich Flechtner
Dresden

Die Stadtverwaltung zählt mit 7000 Mitarbeitern zu den größten Arbeitgebern in Dresden. Das „Unternehmen“ Verwaltung muss sich jetzt auf den Weg in die Zukunft machen, fordert Personalbürgermeister Peter Lames (SPD). Er kündigt tiefgreifende Veränderungen an.

Frage: Eigentlich läuft der Laden doch, könnte man sagen. Warum wollen Sie die Stadtverwaltung umkrempeln?

Peter Lames: Die Stadtverwaltung in ihrer jetzigen Form wurde in den 1990er Jahren aufgebaut. Damals herrschten die Modevorstellungen einer stark dezentralisierten Verwaltung vor. Das fällt uns in Zeiten der Digitalisierung auf die Füße. Da brauchen wir einheitliche Standards. Sonst hat das Konsequenzen im Bereich des Wissensmanagements: Zu viele Elemente unseres Wissens sind Gegenstand nur persönlichen Wissens. Wir müssen ein Organisationswissen daraus entwickeln – unabhängig von handelnden Personen.

Die größte Herausforderung ist die Digitalisierung

Also künftig alle Fäden in einer Hand?

Die Antwort heißt jetzt nicht Zentralisierung um jeden Preis. Aber sie heißt: Gründliche Analyse der Prozesse, der Strukturen und der zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen, die in den vergangenen zwei Jahrzehnten gewachsen sind. Dazu haben wir 2016 den Prozess des Organisationsentwicklungskonzepts eingeleitet – nach dem Amtsantritt von Dirk Hilbert als Oberbürgermeister und dem Beginn meiner Tätigkeit im Personal-und Organisationsbereich.

Das klingt sehr abstrakt. Was heißt es konkret?

Mit externer Beratung und breiter Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben wir Grundsatzthemen und -gebiete erarbeitet: Bürgernahe und digitale Verwaltung, attraktiver und qualifizierender Arbeitgeber sowie vernetzte und ermöglichende Verwaltung. Daraus resultiert jetzt eine Projektstruktur, in der wir mit der Definition von konkreten Zielen die Entwicklung vorantreiben wollen.

Was ist unter einer Projektstruktur zu verstehen?

Wir wollen außerhalb der Ämterhierarchien in Projektteams arbeiten, ämter- und geschäftsübergreifend. Das Problem besteht darin, dass wir gleichzeitig in der Organisationsfrage weiterkommen müssen, aber auch die umfangreiche tägliche Arbeit zu bewältigen haben – deshalb die vom Alltagsgeschäft unterscheidbaren Projekte. Die größte Herausforderung, vor der die Verwaltung steht, ist die Digitalisierung. Die elektronische Aktenführung und die elektronische Modellierung von Verwaltungsprozessen müssen wir hinbekommen – und die elektronische Unterstützung der internen Kontroll- und Steuerungsprozesse.

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Es soll ein internes Kontroll- und Steuerungssystem geben?

Wenn der Oberbürgermeister beispielsweise die Umsatzsteuererklärung für die Landeshauptstadt abgibt und der Finanzbürgermeister sie abzeichnet, sind beide darauf angewiesen, dass sämtliche Informationen eingeflossen sind. Das müssen wir organisatorisch gewährleisten. Da geht es nicht, dass jedes Amt ungesteuert und unkontrolliert vor sich hinarbeitet. Natürlich haben wir schon jetzt effiziente Kontroll- und Steuerungsmechanismen. Aber die Durchdringung unserer Arbeit muss ständig verbessert werden.

2025 – der Anfang vom Ende der Papierakte?

Wann wollen Sie die Papierakte abschaffen?

Das neue Verwaltungszentrum bietet bei der elektronischen Abbildung von Verwaltungsprozessen einen heilsamen Zeitdruck. Wir wollen dort 2025 mit der elektronischen Aktenführung und der elektronischen Bearbeitung der Vorgänge einziehen. Auch dazu gibt es jetzt eine Projektstruktur. Wir fangen richtig an der Basis an und erarbeiten eine neue Aktenordnung und einen neuen Aktenplan, die die Grundlagen für die elektronische Aktenführung sind – und zwar einheitlich für einzelne Fachverfahren, Ämter und Geschäftsbereiche.

Heute noch Parkplatz: Hier entsteht in nächster Zeit das neue Verwaltungszentrum. Quelle: Jürgen-M. Schulter

Können dann Architekten Bauanträge per E-Mail einreichen?

Die Vision des elektronischen Bauantrags beinhaltet, dass die Unterlagen bei uns elektronisch eingereicht und elektronisch weiterverarbeitet werden. Solche Systeme und Ordnungen müssen aber darüber hinaus die gesamte Breite einer Kommunalverwaltung erfassen können: von der planenden Verwaltung über die Leistungsverwaltung sowie die unterstützende Verwaltung im Bereich von Sport und Kultur bis hin zur eingreifenden Verwaltung im Umweltbereich oder bei der Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten. Dies alles elektronisch abzubilden, hat in Deutschland noch niemand geschafft.

Warum sollte es dann Dresden schaffen? Was wollen Sie besser machen?

Wir werden 2025 auch noch nicht alle Ämter der Stadtverwaltung mit der e-Akte erfasst haben, aber in den Ämtern, die in das neue Verwaltungszentrum ziehen. Wir müssen organisatorische und rechtliche Grundlagen schaffen, die in der gesamten Stadtverwaltung funktionieren können. Wir machen uns auf den Weg. Das ist der erste Schritt zum Gelingen.

Die Verwaltung soll die Vielfalt der Bevölkerung widerspiegeln

Kann die Verwaltung im Zuge der Digitalisierung Personal einsparen?

Wir erwarten ein weiteres Wachsen der Bevölkerung in Dresden. Leitprojekt für die Personalentwicklung ist daher das Personalbedarfskonzept. Wir befassen uns mit Strategien für ämterübergreifende Karrierewege und Traineeprogramme, um die Kompetenz der Mitarbeiter für uns zu gewinnen. Wir stellen uns auch die Frage des Wissensmanagements zur Weitergabe und Erweiterung des in der Organisation vorhandenen Fachwissens.

Ein weiterer Schwerpunkt sind die Anforderungen, die die wachsende Diversität in der Bevölkerung an uns stellen. Gleichzeitig haben wir ein Interesse, die Vielfalt der Bevölkerung in der Verwaltung widergespiegelt zu sehen. Aber Eignung und Leistung sind und bleiben das wichtigste Eingangstor in die Verwaltung. Auch an diesen Themen arbeiten wir in einer Projektstruktur. Im Vordergrund der Digitalisierung steht bessere Qualität unserer Arbeit für die Bevölkerung, weniger die Einsparung von Personal.

Peter Lames Quelle: Dietrich Flechtner

Wie nimmt die Personalvertretung Ihre Pläne auf?

Ich bin dankbar für die Unterstützung und Zustimmung der Personalvertretung. Insbesondere für das Anstreben digitalisierter Verwaltungsprozesse im neuen Verwaltungszentrum. Natürlich gibt es auch Befürchtungen und Vorbehalte. Aber die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich sehr innovationsfreundlich gezeigt. Wir müssen uns dringend auf den Weg machen.

Befürchten Sie nicht, dass es drunter und drüber geht, wenn Sie auf Papier verzichten?

In der fachlichen Qualität unserer Arbeit darf es keine Abstriche geben. Die Beschäftigten wollen fachlich gute Arbeit abliefern. Das müssen wir ihnen ermöglichen. Wir sind auf Kollegialität angewiesen. Diejenigen, die ein aufgeschlossenes Verhältnis zur Technik haben und leichter Zugang finden, sollten den anderen helfen und mit ihnen in Austausch treten. Es wird Aus- und Fortbildungen dazu geben. Wir brauchen aber auch Qualität bei der zur Verfügung stehenden elektronischen Unterstützung. Hier müssen die Kommunen gegenüber den Softwareentwicklern deutlich werden und klarstellen, welche Unterstützungsleistungen sie benötigen.

„Wer ruft heute noch in einem Hotel an, um ein Zimmer zu reservieren?“

Und wie soll der Wechsel konkret ablaufen? Knopfdruck und das Papier ist weg?

Wir werden ohne Zweifel eine Übergangszeit haben. Die digitale Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen zwingt uns dazu, zugleich Beratungs- und Hilfesysteme für die Bürgerinnen und Bürger anzubieten. Aber auch dazu gibt es Überlegungen. So wäre es beispielsweise denkbar, dass in städtischen Einrichtungen wie Bibliotheken oder Bürgerbüros entsprechende Anlaufberatungsstellen vorgehalten werden. Grundsätzlich wird sich für die Bürger nichts ändern. Es wird aber effektive und bequeme Wege geben, um mit der Verwaltung in Kontakt zu treten. Ein Beispiel: Wer ruft heute noch in einem Hotel an, um ein Zimmer zu reservieren? Es ist selbstverständlich geworden, auf einer Online-Plattform oder gleich elektronisch beim Hotel ein Zimmer zu bestellen. Wenn es sich herumspricht, dass es funktioniert, wird es einen großen Zuspruch finden. Die Steuerverwaltung der Länder ist da vorangegangen. Seit das Verfahren verbessert und verfeinert worden ist, hat der Anteil der elektronischen Einkommenssteuererklärungen erheblich zugenommen.

Wann kann ich per Mobiltelefon den Stadtrat wählen?

Der Wandel ist ungeheuer schnell und wird immer schneller. Es wäre vermessen zu glauben, dass wir auch in 20 Jahren noch so wählen werden wie heute. Es muss dann aber Möglichkeiten geben für eine klare Identifikation des Wählers und die Geheimhaltung seiner Wahlentscheidung.

Kleine Baustelle am Rand: Der Oberbürgermeister hat bei den Amtsleitern am Personalkarussell gedreht. War das Inhalt des Organisationsentwicklungskonzeptes?

Der Oberbürgermeister hat als Oberbürgermeister gehandelt. Damit hatten manche Schwierigkeiten. Ich nicht.

Von Thomas Baumann-Hartwig

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