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Lokales Erste Dresdner Ämter ab 2025 ohne Papierakten
Dresden Lokales Erste Dresdner Ämter ab 2025 ohne Papierakten
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07:20 26.05.2019
Immer mehr digitale Archivalien - wie auch diese Tonband-Kassetten aus Nachwende-Zeiten - wandern ins elektronische Stadtarchiv Dresden. Quelle: Heiko Weckbrodt
Dresden

Die Stadt Dresden wird in etwa fünf Jahren die ersten Ämter auf die durchgängig digitale Verwaltung ohne Papierakten umstellen. Das teilte die Stadtverwaltung während der Eröffnung des elektronischen Stadtarchivs mit. Die neue Arbeitsweise kommt, wenn die ersten Mitarbeiter in das geplante Zweitrathaus am Ferdinandplatz einziehen, das 2025 bezugsbereit sein soll. „Im neuen Verwaltungszentrum wird es keine Aktenschränke mehr geben“, kündigte Oberbürgermeister Dirk Hilbert (FDP) an.

Aktienoriginale müssen aufbewahrt werden

Der Eigenbetrieb für informationstechnologische (IT) Dienstleistungen entwickelt bereits die ersten Lösungen für die digitale Verwaltung. „Wir wollen dabei auch mobile Arbeitsplatzkonzepte einführen“, erklärte IT-Eigenbetriebsleiter Michael Breidung auf Anfrage. Die Beschäftigten werden in dieser neuen Verwaltungswelt keinen festen Arbeitsplatz mehr haben, sondern mobile Rechner und Telefone nutzen. Papier werde es war für Notizen weiter geben, aber keine Papierakten mehr, betonte Breidung. „In Zukunft ergehen die Bescheide für die Bürger von vornherein in elektronischer Form. Das digitale Dokument wird dann das Original sein.“ Ein Papierausdruck habe dann lediglich den Status einer Kopie.

IT-Eigenbetriebsleiter Michael Breidung erklärt, die ersten Lösungen für die digitale Verwaltung seien bereits in Arbeit. Quelle: Heiko Weckbrodt

Und das hat rechtliche Folgen: Für viele Dokumente gilt nämlich die Pflicht, sie in ihrer Originalform aufzubewahren und nicht nur als Kopie. Darauf hat die Kommune mit dem nun offiziell freigeschalteten elektronischen Archiv geantwortet: Binnen 15 Jahren haben Stadtarchivare, IT-Eigenbetriebs-Experten und die Berliner Firma SER eine mögliche Lösung geschaffen, um die Verwaltungsakte der Digitalära auch in ihrer originalen elektronischen „Geburtsform“ aufbewahren zu können: Akten, Tonprotokolle, Pläne und andere Archivalien in digitaler Form.

Das erste elektronische Kommunalarchiv

Auch sind die Archivare nun nicht mehr darauf angewiesen, dass irgendwo im Rathaus bis zum letzten aller Tage ein uralter DOS-Rechner steht, der Dokumente von antiken Disketten noch auslesen kann. Vielmehr haben die Experten die Texte, Bilder und anderen Dokumente in genormte Formate gebracht und nach internationalen Archivstandards wie dem „Open Archival Information System“ (OAIS) abgelegt. Das Ziel: „Auch in 300 Jahren müssen diese Unterlagen für unsere Nachfahren noch lesbar sein“, sagt Breidung.

Dresden hat damit nun das erste elektronische Kommunalarchiv zum Laufen gebracht – und hofft auf Nachahmer: „Wir haben dieses System so entwickelt, dass es auch für andere Kommunen in Sachsen nutzbar ist“, betonte Digitalbürgermeister Peter Lames (SPD). Und Oberbürgermeister Dirk Hilbert (FDP) hofft auf eine „Pilotwirkung“. Sprich: Dresden würde sein aufwendig entwickeltes eStadtarchiv gerne an andere Städte weiterlizenzieren.

Einsehbar sind einige Dokumente des Dresdner eStadtarchivs ab sofort im Internet unter der Adresse dresden.de/stadtarchiv, leider etwas versteckt über „Zur Recherche“ und „Archivplansuche“. Andere digitale Dokumente, die aus rechtlichen Gründen nicht ins Internet gestellt werden dürfen, sind im Lesesaal an der Elisabeth-Boer-Straße 1 einsehbar.

Von Heiko Weckbrodt

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