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16:59 16.10.2017
Quelle: @ SergeyNivens - depositphotos.com
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 Vorteile der Zeiterfassung

In vielen Betrieben wird heutzutage minutengenau aufgezeichnet, wer wann zur Arbeit kommt und den Arbeitsplatz wieder verlässt. Neben dem klassischen Stundenzettel oder der Stechuhr stehen den Unternehmen dafür zahlreiche weitere moderne Auswertungssysteme zur Verfügung. Die Erfassung der Arbeitszeit hat freilich einen großen Vorteil, beispielsweise wenn es um die Abrechnung von Überstunden für die Arbeitnehmer geht. Und auch für Arbeitgeber kann die Erhebung solcher Daten ein wunderbares Mittel sein, die Produktivität im Betrieb zu steigern. Jedoch sehen es Datenschützer kritisch, wenn solche Informationen auch für anderweitige Auswertungen genutzt werden. Deshalb sollte es klare Regelungen geben. Optimalerweise kümmern sich Datenschutzbeauftragte in Firmen um alle Belange rund um die Arbeitszeiterfassung und beraten Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu diesem Thema.

Betriebsvereinbarung schafft Klarheit

Neben der Anzahl der Überstunden können mit der Arbeitszeiterfassung beispielsweise auch die Auslastungen der Mitarbeiter überprüft oder direkte Vergleiche zwischen den Angestellten gezogen werden. Wie viel Zeit verwenden Mitarbeiter bei Projekten für einen bestimmten Aufgabenbereich? Wie viel freie Zeit haben die Angestellten womöglich während Ihrer Arbeit? Diese und viele weitere Fragen beantwortet die moderne Zeiterfassung.

Um die Verwendung der Daten korrekt zu regeln, sollte die Zeiterfassung jedoch detailliert in einer Betriebsvereinbarung definiert sein. Wichtig dabei ist es, diese Festlegungen für die Mitarbeiter transparent zu formulieren. Also genau zu erläutern, welche Daten gespeichert werden und zu welchem Zweck die Firma sie auswerten möchte. Wird in der Vereinbarung beispielsweise formuliert, dass bloß die reine Arbeitszeit erfasst wird, um Überstunden zu berechnen, dürfen die Daten später nicht anderweitig genutzt werden.

Kein Zugriff für jedermann

Zudem ist es wichtig zu klären, wer Einsicht in die Daten hat und diese verwenden darf. Es gilt das sogenannte „Need to know“-Prinzip. Das bedeutet, dass nur diejenigen, die die Daten wirklich für ihre Auswertungen benötigen, auf Zeiterfassungssysteme zugreifen dürfen. Das kann also für Projektleiter oder die Personalabteilung gelten.

Wenn ein Mitarbeiter krank ist oder Urlaub nimmt, sind dies besonders vertraulich zu behandelnde Daten, die im besten Fall nur der direkte Vorgesetzte kennen darf. Datenschutzexperten erachten es außerdem als sinnvoll, Daten für bestimmte Projekte anonym auszuwerten. Schließlich ist es in den meisten Fällen nicht nötig, einem gewissen Mitarbeiter bestimmte Daten zuzuordnen, sondern nur allgemeine Informationen über die benötigte Zeit zu erhalten.

Wie lange die Daten gespeichert werden dürfen, ist im Arbeitszeitgesetz geregelt. Für Überstunden gibt es eine Speicherzeit von zwei Jahren, zum Zwecke der Abgabenverordnung werden Bruttolohnlisten sechs Jahre lang gesichert.

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