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Jobcenter Dresden führt die eAkte ein

Ab April 2017 Jobcenter Dresden führt die eAkte ein

Im Jobcenter Dresden soll am 3. April 2017 nun auf die elektronische Aktenführung „eAKte“ umgestellt werden. Wie das genau umgesetzt wird, was die eAKte für Vorteile hat und auch welche Folgen das für die Kunden haben wird, erfuhren wir im Gespräch mit Geschäftsführer Jan Pratzka und Einführungskoordinatorin Regine Thielmann.

Einführungskoordinatorin Regine Thielmann und Geschäftsführer Jan Pratzka im DNN-Gespräch.

Quelle: Marie Zoe Vanherpe

Dresden. Im Jobcenter Dresden soll am 3. April 2017 nun auf die elektronische Aktenführung „eAKte“ umgestellt werden. Wie das genau umgesetzt wird, was die eAKte für Vorteile hat und auch welche Folgen das für die Kunden haben wird, erfuhren wir im Gespräch mit Geschäftsführer Jan Pratzka und Einführungskoordinatorin Regine Thielmann.

Wie kam es zu dem Entschluss auf eAkte umzusteigen?

Das war ein längerer Prozess. Die Bundesagentur für Arbeit nutzt bereits seit 2012 Akten in elektronischer Form. Diese wurden dann erstmal in ein paar Jobcentern in Deutschland etabliert. Im letzten Jahr wurde uns dann vom Bundesministerium für Arbeit die Freigabe erteilt. Jetzt soll nach und nach bis Mitte 2018 in allen Jobcentern die Umstellung erfolgen.

Welche Vorbereitungen müssen für die Umstellung getroffen werden?

Man muss es sich so vorstellen: Alles was früher über Papier gelaufen ist, also in Aktenform, soll nun ins Elektronische überführt werden. Wir müssen dafür viel voraus planen, denn ab dem Stichtag wird alles gescannt und dann elektronisch verarbeitet. Daher prüfen wir gerade diese Prozesse. Dafür haben wir zwei Einführungskoordinatoren und eine ganze Arbeitsgruppe, die sich damit beschäftigt.

Außerdem muss klar festgelegt werden, wer dann in welche Akten Einblick erhalten kann. Und auch unsere 650 Mitarbeiter müssen natürlich erstmal geschult werden, wie die Abläufe mit der eAkte funktionieren.

Gewährleistet die eAkte auch ausreichend Datenschutz?

Die eAkte gewährleistet sogar noch mehr Datenschutz. Es wird elektronisch so geregelt, dass nur Berechtigte mittels personifizierten Signaturkarten auf die Daten der Kunden zugreifen können. Außerdem setzen wir auch auf datenschutzgerechtes Kommunizieren – Nachrichten und Akten werden immer geschützt übermittelt. Und auch beim Scannen sind die Daten der Kunden gesichert.

Wie werden die Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereitet?

Ende Januar beginnen unsere Trainer mit den Schulungen für die Kollegen. Wir rechnen ungefähr mit zwei Monaten, um alle 650 Mitarbeiter in den Umgang mit den elektronischen Akten einzuführen. Danach werden die Trainer noch weiterhin als Fachbetreuer für aufkommende Anfangsprobleme zur Verfügung stehen.

Was ändert sich durch die Einführung der eAkte für die Kunden?

Erstmal nichts soweit. Die Kunden können weiterhin ihre Unterlagen postalisch abgeben, die wir dann einscannen. Es gibt nur einen wichtigen Punkt: Nach dem Einscannen behalten wir die Papiere noch 8 Wochen, dann werden sie vernichtet. Also sollten die Kunden dann keine Originalpapiere mehr zu uns schicken.

Welche Vorteile bringt die eAkte für die Mitarbeiter?

Wenn Akten zum Beispiel für Gerichtstermine benötigt wurden, konnten die Mitarbeiter nicht auf sie zugreifen und mussten sich Kopien machen. Solche Arbeitsaufwände verschwinden dadurch. Außerdem können jetzt mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf alle Akten zugreifen und können so den Kunden unkomplizierter Auskunft geben ohne erst nach den entsprechenden Akten suchen zu müssen. Auch die überflüssigen Transportzeiten der Akten zwischen den verschiedenen Teams fallen weg.

Welche Vorteile bringt die eAkte für die Kundschaft?

Die Kunden können beispielsweise telefonisch viel schneller Auskunft haben. Denn die Informationen sind für die Kollegen direkt abrufbar ohne die Papierakten auf den Tisch zu haben. Auch die Bearbeitungszeiten können durch weniger Such- und Transportwege sinken. Und wie schon angesprochen ist der erhöhte Datenschutz für die Kunden natürlich sehr vorteilhaft.

Die neue eAkte

In Deutschland haben derzeit etwa 2,7 Millionen Menschen keine Arbeit. Neben den Arbeitsagenturen, die für Bezieher des Arbeitslosengeldes I zuständig sind, gibt es die Jobcenter, welche die Empfänger von Arbeitslosengeld II betreuen. Sie gewähren Leistungen zum Lebensunterhalt und unterstützen Arbeitssuchende bei der Aufnahme einer Erwerbsfähigkeit, indem sie beraten, informieren und vermitteln. Oft betreuen Jobcenter ihre Kunden über lange Zeiträume. Dadurch kommt über die Zeit eine Menge an Unterlagen und Papieren zusammen, die in jeweiligen Akten verordnet sein müssen.

Die durchschnittliche Akte eines Kunden umfasst 300 Seiten, doch oft auch um einiges mehr. Rund fünf Milliarden Blatt Papier lagern daher zurzeit bundesweit in Jobcentern und etwa 1,8 Millionen kommen täglich hinzu. Die Einführung der eAKte soll dieser Anhäufung jetzt Einhalt gebieten.

Von Marie Zoe Vanherpe

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