Volltextsuche über das Angebot:

22 ° / 15 ° wolkig

Navigation:
Google+
Kein Opfer des Internets: Kommunikationsexpertin spricht über richtigen Umgang mit E-Mails

Kein Opfer des Internets: Kommunikationsexpertin spricht über richtigen Umgang mit E-Mails

Martina Dressel beschäftigt sich seit 15 Jahren mit den Möglichkeiten und Grenzen der Online-Kommunikation. Die promovierte Ingenieurin ist Gründerin der Webgold-Akademie in Freital, die auch Seminare zu diesem Thema anbietet.

Voriger Artikel
Radfahrerin bei Sturz in Ottendorf-Okrilla schwer verletzt
Nächster Artikel
Richtfest für Johanniter-Neubau in Heidenau Anfang September

Dr. Martina Dressel beschäftigt sich seit 15 Jahren mit den Möglichkeiten und Grenzen der Online-Kommunikation.

Quelle: privat

Dr. Wir haben sie über ihr spezielles Verhältnis zur E-Mail befragt und darüber, wie sie über unsere Sicht auf 30 Jahre E-Mail in Deutschland denkt.

Sie nennen sich selbst "E-Mail-Queen". Haben Sie die meisten E-Mails gelesen oder die meisten E-Mails geschrieben?

Weder noch. Ich habe aber Bücher über den Umgang mit E-Mails verfasst. Als "E-Mail-Queen" hat mich einmal ein sehr erfolgreicher Unternehmer - ein Engländer - auf einer Veranstaltung in Leipzig seinen Gästen vorgestellt. Mir hat diese Kreation gefallen. Wer mich kennt, weiß, was gemeint ist, andere macht es neugierig.

Bücher voll mit Ratschlägen, wie man die E-Mail-Flut bändigen kann, gibt es schon eine Menge. Was unterscheidet Ihre Bücher denn von denen?

Ich versuche, den Lesern nicht nur zu zeigen, wie man die Menge elektronischer Post beherrschen und sicher damit umgehen kann. Viele dieser strukturierten Verfahrensansätze weiß ich als Ingenieurin natürlich zu schätzen. Aber mir geht es darum, wie man die E-Mail als Kommunikationsmittel weise nutzen kann.

Was wäre denn weise im Vergleich zu dem, was wir heute tun?

Statt ständig Ordnung in ein übervolles Postfach zu bringen, sollten wir versuchen, mit weniger E-Mails auszukommen. Wir sollten öfter überlegen: Wofür eignet sich die E-Mail, wofür nicht. Wem es schwer fällt, verständlich und auf den Punkt zu formulieren, für den ist die E-Mail ungeeignet. Geht es um komplexe Sachverhalte, die Rückfragen induzieren, ist ein Gespräch der E-Mail überlegen. Und wir brauchen bessere Strategien im Umgang mit unhöflichen oder SPAM-Mails, damit die nicht zum Energieräuber werden. Konflikte per E-Mail auszutragen, ist ausgeschlossen.

Vor wenigen Tagen haben die Medien den 30. Jahrestag der ersten E-Mail gewürdigt, die Deutschland erreicht hat. Haben die Berichte den richtigen Fokus gesetzt?

Feierlaune kam da nicht auf. Es war eher der Blick auf eine Faustische Tragödie. Drei Jahrzehnte experimentieren wir nun mit der elektronischen Post, aber der Versuch, sie effizient und mit Wohlfühlfaktor zu nutzen, ist gescheitert. Die Statistiken und guten Ratschläge, die in den vergangenen Tagen hervorgeholt wurden, ändern nichts daran: Es ist mit der E-Mail wie mit einem Auto, das in die Jahre gekommen ist. Irgendwann reicht reparieren nicht mehr, es hilft nur noch verschrotten. Mein Fazit lautet "Zurück auf Start, lassen wir eingeschliffene und hemmende Gewohnheiten endgültig los!"

An welche Gewohnheiten denken Sie dabei?

Zum Beispiel jene, ständig und über- all unseren Posteingang zu überprüfen. Das geschieht oft nebenbei ohne die nötige Konzentration und macht es jenen, die E-Mails missbräuchlich verwenden, leichter. Oder dieselben E-Mails über unterschiedliche Endgeräte abzurufen. Das alles kostet am Ende unnötig Zeit. Zeit ist Geld - E-Mailen auch! So heißt übrigens mein neuestes Buch, das gerade erschienen ist. Immer mehr Unternehmen erarbeiten bereits interne Spielregeln, die genau das berücksichtigen.

Nun werden wir ja aber fast täglich mit gefälschten E-Mails bombardiert, die angeblich von der Sparkasse, der Telekom, von DHL oder Ikea kommen, aber zu nichts anderem dienen, als unsere Passwörter auszuspionieren oder Computerviren auf fremde Rechner zu schleusen. Vielen Menschen macht das Angst. Was raten Sie ihnen?

Vor allem, mit Ruhe und Selbstvertrauen auf die Gefahren zu schauen. So etwas wie totale Sicherheit gibt es in keinem Lebensbereich, auch nicht bei der E-Mail. Wir sollten uns aber nicht ständig von Dritten Angst machen lassen. Steht in der Anrede einer E-Mail nicht Ihr Name, sondern "Sehr geehrter Kunde", löschen Sie sie einfach! Sendet Ihnen eine Firma, bei der sie gar nichts gekauft haben, eine Mahnung - weg damit! Sind Sie bei einer Rechnung per E-Mail unsicher, fordern Sie sie auf dem Postweg an! Wer sich nicht alles gefallen lässt, muss sich nicht als Opfer des Internets fühlen.

Vertrauliche E-Mails sollten verschlüsselt werden, heißt es oft. Das ist ein großer Aufwand, denn der Empfänger muss ja dasselbe Verschlüsselungssystem nutzen...

Das ist korrekt. Eine ganze Reihe von Nutzern kommt damit auch gut zurecht. Das Problem liegt jedoch ganz woanders. Eine E-Mail ist ja so etwas wie eine elektronische Postkarte. Auf dem Weg zum Empfänger kann sie von jedem, der sie in die Hände bekommt, gelesen werden. Bei einer Postkarte würden wir wohl kaum auf die Idee kommen, vertrauliche Nachrichten in Geheimschrift auf die Rückseite zu schreiben. Es gibt dafür einfach bessere alternative Optionen.

Sie haben ja auch den "E-Mail-Knigge" verfasst. Ist es wirklich so, dass jede E-Mail ohne Anrede, erkennbaren Sinnzusammenhang und Abschiedsgruß schlicht als unhöflich abzulehnen ist?

Es gibt dafür keine allgemeingültige Empfehlung. Das hängt ganz von Zweck der E-Mail ab. Richtig ist, worauf sich die Beteiligten geeinigt haben und womit sie sich wohlfühlen. Das kann - zum Beispiel im privaten Bereich oder in Projektteams - durchaus eine Art Telegrammstil sein. Anders ist es beim elektronischen Geschäftsbrief, da gibt es dieselben klaren Regeln wie beim Geschäftsbrief auf Papier. Generell gilt: Kurz und unmissverständlich formulieren, quasi "auf den Punkt".

Und wie ist es im Beruf mit dem Abwesenheitsassistenten der E-Mail-Software? Sicher ist es gut, ihn vor dem Urlaub zu aktivieren, aber muss das auch am Wochenende sein, wie einige Experten raten?

Das wäre nur sinnvoll, wenn die Geschäftszeiten auch das Wochenende einschließen. Geht es dabei um ständige Erreichbarkeit, ist dieser Ratschlag inzwischen überholt. Einige große Konzerne, unter ihnen Automobilhersteller und Telekommunikationsdienstleister, haben erkannt, dass die ständige Verfügbarkeit krank machen kann, und ihren Mitarbeitern sogar Freiheiten quasi verordnet: Keine E-Mails am Wochenende oder werktags nach 20 Uhr.

Während im privaten Bereich andere Kommunikationsmittel der E-Mail immer mehr den Rang ablaufen, gehen Prognosen davon aus, dass es im Geschäftsverkehr noch bis 2017 einen Zuwachs geben wird. Wie ist das erklärbar?

Es fällt mit schwer, das zu glauben. Solche Prognosen sollten wir kritisch hinterfragen. Möglicherweise stecken auch Profitinteressen dahinter. In vielen Bereichen will man uns ja oft einreden, wir sollten etwas kaufen, was wir eigentlich aktuell gar nicht brauchen. Für die E-Mail gilt jetzt und in Zukunft: Weniger ist mehr, Qualität statt Quantität!

Und was ist Ihr Geheimtipp gegen den E-Mail-Stress?

Zuerst einmal Gelassenheit. Und ein gesunder Rhythmus. Die moderne Technik bietet uns viele intelligente Möglichkeiten, diesen Rhythmus zu leben. Wir nutzen sie aber noch zu oft als Statussymbol - zum Beispiel, um unsere eigene Wichtigkeit zu unterstreichen - und bringen damit uns und andere aus dem Takt. Mein Geheimtipp schlechthin gegen die E-Mail-Flut ist jedoch: Reden wir wieder öfter miteinander!

Aus den Dresdner Neuesten Nachrichten vom 14.08.2014

Grigutsch, Holger

Voriger Artikel
Nächster Artikel
Mehr aus Region News

Ob zur Entspannung, in der Mittagspause oder zum Spaß mit Freunden. Auf unserer Spieleseite können Sie wählen zwischen Denksport-, Geschicklichkeits-, Such- und Sportspiele. Jetzt gratis spielen im Spieleportal von DNN.de! mehr

18.08.2017 - 19:24 Uhr

Ziegner-Elf bleibt mit nur zwei Punkten weiterhin im Tabellenkeller der dritten Liga.

mehr