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Stadtrat in Dresden nimmt papierlose Arbeit ins Visier

Tablet statt Aktenberg Stadtrat in Dresden nimmt papierlose Arbeit ins Visier

Sie sind Legende, die Papierberge. in denen Abgeordnete in jeder Art von Parlamenten versinken. Im Dresdner Stadtrat wird schon lange darüber gesprochen, jetzt wird es ernst. Die erste Geräte, die mit der Zettelwirtschaft Schluss machen sollen, sind jetzt im Test.

Im Rathaus soll Papier gespart werden.

Quelle: Vladimir Zaplakhov

Dresden.  Andreas Rönsch ist ziemlich angetan. „Die ersten Erfahrungen sind erstaunlich gut“, sagt der Geschäftsführer der CDU-Stadtratsfraktion. Er gehört zu den Testern der Tablet-Computer, die die Arbeit im Stadtrat und der Verwaltung stark verändern könnten. „Die iPads mit der aufgespielten MandatosApp ermöglichen die papierarme beziehungsweise papierlose Gremienarbeit online sowie offline“, schildert Stadtsprecher Kai Schulz die Veränderungen. Damit seien sämtliche Unterlagen unterwegs jederzeit verfügbar, nicht nur für eine Sitzung. Die Nutzer können die Vorlagen der Verwaltung, so heißen alle Papiere, über die abgestimmt werden soll, am Mini-Computer lesen und mit ihren Kommentaren versehen, so wie sie es bislang auf dem Papier gemacht hätten. „Damit müssen Vorlagen nicht mehr mehrfach ausgereicht werden“, erläutert Schulz.

Das System testen derzeit 15 Stadträte, sechs Fraktionsmitarbeiter und mindestens neun Verwaltungsmitarbeiter. Die Testphase laufe vom 14. März bis 23. Juni. Anschließend würden die Ergebnisse ausgewertet und eine Entscheidungsvorlage für den Stadtrat vorbereitet. Schulz: „Ziel ist es, die MandatosApp im 4. Quartal für die papierlose Gremienarbeit einzuführen.“

Rönsch war bislang skeptisch. Schon nach den ersten Tagen kann er sich aber vorstellen, auf eine ganze Menge Papier zu verzichten. „Damit ist durchaus papierarmes Arbeiten vorstellbar.“ Derzeit kämen bei jeder Stadtratsitzung schätzungsweise 100 Aktenordner für die Beratungsunterlagen zusammen.

Papier oder PC – in Stadtrat und Verwaltung wird gerade ein neues Verfahren getestet

Papier oder PC – in Stadtrat und Verwaltung wird gerade ein neues Verfahren getestet.

Quelle: Dietrich Flechtner

Stadtsprecher Schulz kann das mit Zahlen anreichern. 120.000 Euro würde die Einführung für alle Stadträte kosten, da sind Lizenzgebühren genauso enthalten wie die Ausgaben für Software, Hardware und Projektkosten. 750 Euro veranschlagt die Verwaltung bislang für laufende Kosten pro Jahr und Gerät für Datentarif, Netzwerkeinbindungen, Sicherheitsangelegenheiten und Betreuung. Hinzu kommen etwa 30.000 Euro für laufende Kosten zur Pflege der technischen Verfahren und ähnlichem.

Dem stünden Einsparungen in der Abteilung Stadtrat in der Stadtverwaltung von 46.000 Euro gegenüber – 13.000 Euro für Portokosten, 6.500 Euro für Papier und Toner, 6.500 Euro für die Unterhaltung von Geräten und 20.000 Euro Personalkosten. Im Haupt- und Personalamt könnten weitere 27.500 Euro im Jahr entfallen: Druckaufträge, Kopierkosten, Zustellkosten. Die hier möglicherweise entfallenden Personalkosten sind da noch nicht mit dabei.

In der Summe würde dies pro Jahr für die laufenden Kosten zusätzlich Ausgaben von 9.000 Euro bedeuten, werden die Einmalkosten auf fünf Jahre verteilt, liegen die zusätzlichen Ausgaben bei 33.000 Euro pro Jahr. Das alles gilt jeweils für 70 Stadträte. Ortschaftsräte und deren Sitzungen sind nicht mit berechnet.

Für die Öffentlichkeit ist die MandatosApp allerdings nicht gedacht. „Sie ist eine mobile Abbildung des passwortgeschützen Gremieninformationssystem mit einigen zusätzlichen – sprich inklusive nicht öffentlichen und vertraulichen Inhalten und damit entsprechend mit Zugangsdaten gesichert“, erläutert Stadtsprecher Schulz. Der Öffentlichkeit stehe weiterhin das bekannte Ratsinformationssystem als Browserlösung unter www.dresden.de zur Verfügung.

Auch Thomas Blümel ist von den ersten Erfahrungen angetan. Er ist Fraktionsgeschäftsführer und Stadtrat bei der SPD. „Die ersten Erfahrungen sind gut, es ist ausgereifter, mit guten Suchfunktionen, Unterlagen können mit anderen Stadträten geteilt werden.“ Es sehe nach einen praktikablen Handwerkszeug aus. „Vorsichtig bin ich aber, in welchem Ausmaß Papier eingespart werden kann.“ Bei komplizierten Sachverhalten halte er gelegentlich lieber einen Ausdruck in der Hand, als es am kleinen Tablet zu studieren. Und erfahrungsgemäß sei bei der Einführung neuer Technik die Realität immer wieder mal hinter den Erwartungen zurückgeblieben.

Von Ingolf Pleil

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